Las hojas de cálculo son sin duda una herramienta muy valiosa en la oficina. Son fáciles de usar, sus funciones las aprendimos rápidamente y están en todos los ordenadores. Sin embargo, también generan muchos riesgos si las usas para tomar decisiones sin considerar sus limitaciones, lo cual podría materializarse en pérdidas muy grandes para la entidad. A continuación, te presentamos algunos motivos por los cuales quizás deberías reconsiderar el uso de hojas de cálculo para la gestión de los riesgos de las operaciones de derivados:

1. Brecha de información: La información que se extrae de las operaciones de derivados para ser administrada en una hoja de cálculo no es completa, está limitada, y por lo mismo, hacer seguimiento implica pasar por alto información que puede ser determinante para administrar mejor los riesgos, o identificar una oportunidad para corregir un problema.
2. Imprecisión: Según un estudio de la Universidad de Hawaii, citado por MarketWatch , el 88% de las hojas de cálculo contienen errores. Imagina el costo que tiene para el banco tomar decisiones sobre la base de información con ese nivel de imprecisión.
3. Error humano: Cuando la introducción de datos es 100% manual, la probabilidad de error es muy alta. JP Morgan Chase perdió más de us$6 billones en el caso “London Whale” debido, entre otros, a errores en hojas de cálculo (incluyendo “copiar y pegar de forma incorrecta datos de otras fuentes de información del banco” ).
4. Dificultad del trabajo en equipo: Seguro te ha pasado que, al compartir un libro de hojas de cálculo, la información se sobrescribe, o no te deja guardar el archivo con los cambios recientes, o alguien cambia una celda, un dato, un color. Por lo mismo, lo más común es que el número de usuarios de la información sea absolutamente limitado. A pesar de las nuevas versiones para trabajo colaborativo, las hojas de cálculo siguen siendo una limitación para ello.
5. Escalabilidad: Algunas hojas de cálculo son demasiado grandes y con un volumen de datos muy alto, lo cual dificulta su manejo. Las hay con cientos o miles de filas y con cientos de columnas, lo cual es muy difícil de manejar.
6. Ausencia de alertas: Con las hojas de cálculo puedes hacer seguimiento a fechas o ciertos datos, pero no te permiten generar alertas sobre el seguimiento de esa información.
7. Seguridad de la información: Cuando las hojas de cálculo son compartidas entre diferentes equipos de trabajo, o con personas de diferentes niveles de empoderamiento, se pueden presentar fugas de información, que hacen que o no se incluya información determinante para tomar decisiones, o dicha información se ponga en riesgo. Y la alternativa de poner contraseñas solo impide el acceso a personas no autorizadas, pero no restringe accesos según un perfil definido, ni queda registro de quienes acceden o de quienes modifican la información.
8. Referenciación al archivo original: Para tomar una decisión en relación con una operación, un cliente o un contrato en particular; seguramente has tenido que pedir el contrato o la imagen de este a otra área, con lo cual debes agregar ese tiempo a la toma de decisiones.
9. Consume tiempo, mucho tiempo: La creación del archivo, la definición de formatos, el mantenimiento de este debe ser realizado por alguien. Y muchas veces esa información se pierde cuando las personas se ausentan temporal o indefinidamente, lo cual genera una pérdida adicional para el banco.

Por esto, las hojas de cálculo son una solución bastante limitada para administrar la información de las operaciones de derivados. La tecnología para evitar estos riesgos no siempre es costosa. En el mercado hay una gran variedad de soluciones que se ajustan a las necesidades y presupuestos de cualquier banco. La implementación de una solución de software te ahorrará no solamente tiempo y dinero, sino que te ayudará a identificar las falencias en las operaciones, y de esta manera, te facilitará administrar mejor los riesgos.

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